WPS表格如何选择指定数据库？

好的,这是一篇符合要求、面向访客、注重E-A-T的详细指南，直接输出文章内容：

在WPS表格中直接“选择”或连接一个外部数据库（如MySQL, SQL Server, PostgreSQL, Access等），通常是指将外部数据库的数据导入到WPS表格中进行查看、分析或处理，WPS表格本身不是一个数据库管理系统，但它提供了强大的数据连接功能来实现这个需求，以下是详细的步骤和方法：

核心方法：使用“数据”选项卡的“获取外部数据”功能

这是最常用且推荐的方式,允许你建立动态连接或一次性导入数据。

1. 打开WPS表格： 启动WPS表格并打开一个新的或现有的工作簿。

   

2. 定位“数据”选项卡： 在顶部菜单栏中找到并点击 “数据” 选项卡。

3. 选择“获取外部数据”：

   • 在“数据”选项卡的功能区，找到 “获取外部数据” 组。
   • 点击 “自其他来源” 按钮。
   • 在弹出的下拉菜单中,你会看到主要选项：
     • 从SQL Server: 专门用于连接Microsoft SQL Server数据库。
     • 从Microsoft Query: 这是最通用、最强大的方式，可以连接多种类型的数据库（包括ODBC数据源和OLEDB数据源）。 这是连接MySQL、PostgreSQL、Oracle、Access (.mdb/.accdb) 等数据库的主要途径。
     • 从Analysis Services: 用于连接SQL Server Analysis Services (SSAS)。
     • 从XML数据导入: 用于导入XML文件。
     • 从文本/CSV: 用于导入文本文件或CSV文件（虽然这不是数据库，但也是常见数据源）。
   • 对于大多数数据库（非SQL Server），选择 从Microsoft Query。

4. 通过“Microsoft Query”连接数据库 (以ODBC为例，最常见)：

   1. 选择 从Microsoft Query 后，会弹出“选择数据源”对话框。
   2. 选择数据源：
      • 在 “数据库” 选项卡下，你会看到已定义好的ODBC数据源列表。
      • 如果你的目标数据库已经配置了系统DSN或用户DSN（在Windows的“ODBC数据源管理器”中设置），它应该会出现在这个列表里。 选中它，然后点击 “确定”。
      • 如果列表中没有你需要的数据源：
        • 点击 “新建源” 按钮。
        • 在“创建新数据源”向导中：
          • 步骤1： 从驱动程序列表中选择对应你数据库类型的ODBC驱动程序 (MySQL ODBC 8.0 Unicode Driver 连接MySQL, SQL Server 连接SQL Server, PostgreSQL Unicode 连接PostgreSQL, Microsoft Access Driver (*.mdb, *.accdb) 连接Access)。
          • 步骤2： 点击 “完成”。
          • 步骤3： 配置数据源连接信息：
            • 数据源名： 输入一个你容易识别的名称（MyCompany_MySQL）。
            • 描述（可选）： 可以填写描述信息。
            • 关键信息： 根据数据库类型和驱动要求填写：
              • 服务器/主机名/IP地址： 数据库服务器所在的地址。
              • 端口： 数据库监听的端口（如MySQL默认3306）。
              • 数据库名： 你要连接的具体数据库名称。
              • 用户名： 拥有访问该数据库权限的用户名。
              • 密码： 对应用户的密码。
            • 不同驱动界面略有不同,但核心信息就是这些，填写完成后，通常有 “测试连接” 按钮，务必点击测试，确保信息正确并能连通数据库，测试成功后点击 “确定” 保存这个新数据源。
   3. 回到“选择数据源”对话框，你应该能看到刚创建的数据源了，选中它，点击 “确定”。
   4. 登录数据库： 如果数据源配置时没有保存密码，或者需要再次确认，系统可能会弹出登录框要求输入用户名和密码，输入后点击 “确定”。
   5. 使用Microsoft Query界面选择数据：
      • 这时会打开 “Microsoft Query” 应用程序窗口。
      • 左侧窗格会显示你连接的数据库中的表（Tables）和视图（Views）。
      • 选择需要的表/视图： 双击你想要查询的表名或视图名，它会出现在右侧窗格的上部区域（表区域）。
      • 选择需要的字段（列）：
        • 在表区域中,双击你需要的字段名，它们会自动添加到下方窗格（数据区域）的“条件字段”行中，并显示预览数据。
        • 你也可以在数据区域直接点击列标题下拉箭头,选择“列…”来添加或移除字段。
      • （可选）添加查询条件：
        • 在数据区域的“条件”行（在“条件字段”行下方），对应字段下可以输入筛选条件（在Sales字段下的条件行输入 > 1000）。
      • （可选）排序： 在数据区域的“排序”行，可以指定按哪个字段升序或降序排列。
      • 查看结果： 设置好字段和条件后，点击工具栏上的 “SQL” 按钮可以查看自动生成的SQL查询语句（高级用户可手动修改），点击 “返回数据” 按钮（一个指向左的箭头图标）将查询结果发送回WPS表格。
   6. 将数据返回到WPS表格：
      • 点击“返回数据”按钮后，会关闭Microsoft Query窗口，回到WPS表格，并弹出 “导入数据” 对话框。
      • 选择数据放置位置：
        • 现有工作表： 选择数据在当前工作表的哪个单元格开始放置（$A$1）。
        • 新建工作表： 数据将放置在一个全新的工作表中。
      • （重要）属性设置： 点击 “属性…” 按钮：
        • “定义” 选项卡： 可以修改命令文本（SQL语句）。
        • “刷新控件” 选项卡： 这是关键！
          • 允许后台刷新： 建议勾选，避免导入时界面卡住。
          • 刷新频率： 设置自动刷新数据的间隔时间（分钟）。
          • 打开文件时刷新数据： 勾选后，每次打开这个WPS文件都会自动重新连接数据库获取最新数据。
          • 保存密码： 谨慎选择！ 勾选后会将数据库密码保存在工作簿中，存在安全风险，如果不勾选，每次刷新时都需要手动输入密码。
      • 设置好属性和放置位置后,点击 “确定”。
   7. 完成导入： 数据库查询的结果数据就会按照你的设置出现在WPS表格的指定位置。

5. 直接连接SQL Server：

   

   • 如果你明确要连接的是Microsoft SQL Server，在“获取外部数据”->“自其他来源”中选择 从SQL Server。
   • 会直接弹出 “数据连接向导”。
   • 步骤1： 输入SQL Server数据库服务器的名称或IP地址，以及登录凭据（用户名/密码 或 Windows身份验证）。
   • 步骤2： 选择要连接的数据库，并勾选“连接到指定表格”，点击下一步。
   • 步骤3： 选择你要导入的具体表或视图，或者点击“SQL…”按钮编写自定义查询。
   • 后续步骤（选择放置位置、设置刷新属性）与通过Microsoft Query导入后的步骤相同。

重要注意事项和E-A-T体现：

1. ODBC驱动是前提： 使用Microsoft Query连接数据库（除了SQL Server本身）必须先在连接数据库的电脑上安装对应数据库的ODBC驱动程序，请从数据库厂商官网或可信渠道下载并安装正确的驱动（32位/64位需与你的WPS Office版本匹配）。
2. 数据库服务器可访问性： WPS表格需要能通过网络访问到你的数据库服务器，确保网络通畅，防火墙允许连接（开放对应端口）。
3. 权限： 你使用的数据库账号必须拥有对目标表或视图的SELECT（查询）权限。
4. 安全性：
   • 密码保护： 强烈建议不要在数据连接属性中勾选“保存密码”，尤其是在共享工作簿时，每次刷新时手动输入更安全。
   • 文件安全： 包含数据库连接信息（尤其是保存了密码）的WPS文件本身需要妥善保管，避免未授权访问。
   • 最小权限原则： 用于连接的数据库账号应仅授予其完成工作所需的最小权限。
5. 数据刷新：
   • 导入的数据是静态的，除非你设置了刷新属性（打开时刷新、定时刷新）。
   • 手动刷新：右键单击导入数据区域内的任意单元格 -> 选择 “刷新” (或 数据选项卡 -> 全部刷新/刷新)。
   • 刷新时可能需要重新输入密码（如果未保存）。
6. 版本兼容性： 此功能在WPS Office 个人版/专业版中均可用。注意：此功能通常仅在Windows版本的WPS Office中可用。 Linux和Mac版WPS可能不支持或支持有限。
7. 替代方案 – 一次性导入： 如果你只需要一次性的数据快照，不需要动态刷新，也可以使用数据库管理工具将数据导出为CSV或Excel格式，然后在WPS表格中直接打开该文件。
8. 性能考虑： 查询大型数据库表时，尽量在数据库端通过SQL语句进行筛选和聚合（在Microsoft Query的SQL窗口或连接SQL Server时的SQL按钮中编写），只导入WPS表格真正需要的数据量，避免导入海量数据导致性能下降。
9. 理解限制： WPS表格适合中小规模数据的分析和展示，对于非常大的数据集或复杂的实时分析，专业的数据库工具或BI软件（如WPS自家的WPS BI）是更合适的选择。

在WPS表格中“选择”数据库，实质是通过 “数据”->“获取外部数据”->“自其他来源”->“从Microsoft Query”（通用）或 “从SQL Server”（专用于SQL Server）功能，建立与外部数据库的连接，并通过查询（选择特定的表、视图和字段）将所需数据导入到工作表中，关键在于正确配置ODBC数据源（对于非SQL Server数据库）和设置好数据连接属性（特别是刷新选项和安全设置），理解并遵循安全最佳实践对于保护你的数据库凭证至关重要。

引用说明：

• 本文操作步骤基于WPS Office最新个人版/专业版（Windows环境）的标准功能界面编写。
• 关于ODBC驱动安装和配置的具体细节,请参考相应数据库厂商（如Oracle, MySQL AB, PostgreSQL Global Development Group, Microsoft）提供的官方文档。
• 数据库连接安全最佳实践参考了通用的信息安全原则（如最小权限原则、密码管理）。